<div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:arial,helvetica,sans-serif">FYI.</div><div class="gmail_default" style="font-family:arial,helvetica,sans-serif"><br></div><div><div class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><b>Hilton Gibson</b></div><div>Ubuntu Linux Systems Administrator</div><div>JS Gericke Library</div><div>Room 1025C</div><div>Stellenbosch University</div><div>Private Bag X5036</div><div>Stellenbosch</div><div>7599</div><div>South Africa</div><div><br></div><div>Tel: +27 21 808 4100 | Cell: +27 84 646 4758</div></div></div></div>
<br><div class="gmail_quote">---------- Forwarded message ----------<br>From: <b class="gmail_sendername">Iryna Kuchma</b> <span dir="ltr"><<a href="mailto:iryna.kuchma@eifl.net">iryna.kuchma@eifl.net</a>></span><br>Date: 9 December 2014 at 12:27<br>Subject: [EIFL-OA] EIFL webinar on embedding repositories<br>To: <a href="mailto:hilton.gibson@gmail.com">hilton.gibson@gmail.com</a><br>Cc: EIFL - Open Access program announcement and discussion list <<a href="mailto:eifloa@lists.eifl.net">eifloa@lists.eifl.net</a>><br><br><br><div dir="ltr"><div>
    <div>
    <div>
            <div>
                      <div>
              Event date:<span> 16 Dec 2014</span>        </div></div>
        </div>
</div>
<p>Embedding a repository implies that it is no longer a separate data 
silo, cut off from the mainstream of the institution’s overall research 
management processes.</p>
<p>Do you want to know more about embedding repositories into 
institutional processes, systems and culture to improve access to the 
institution’s research outputs and links between research output and 
overall expertise and personal skills? Then join EIFL webinar to learn 
more about the main strategies for embedding repositories and to discuss
 advantages, barriers and good practice approaches.</p>
<p>Moreover, by promoting institutional repository interoperability with
 other systems both at internal and external level, new ways can be 
found for advancing into a more comprehensive open access 
implementation. The second part of the webinar will explore how this is 
presently being done in different countries and for different purposes.</p>
<p>William Nixon of Enlighten – the University of Glasgow’s 
institutional repository, will present a good practice approach of using
 a repository as a research publications database. In this embedding 
scenario, the repository also becomes the central publications database,
 holding both metadata records and full text/other outputs. It is linked
 with other elements of the research management infrastructure; as far 
as metadata is concerned, the most important elements are likely to be 
project and funding data and staff and research student identity 
information.</p>
<p>Pablo de Castro, a euroCRIS Board member, will explore why and how 
the interoperability of institutional repositories and Current Research 
Iinformation Systems (CRIS) should be implemented in order to provide 
rich contextual information (project, funding, people & 
organisations) to the otherwise frequently detached information on 
institutional outputs (including publications and data). See more in the
 COAR Repository Observatory Third Edition on IR and CRIS: "<a href="https://www.coar-repositories.org/activities/repository-observatory/third-edition-ir-and-cris/7-things-you-should-know-about-institutional-repositories-cris-systems-and-their-interoperability/" target="_blank">7 things you should know about…Institutional Repositories, CRIS Systems, and their Interoperability</a>". </p>
<p><strong>Date</strong>: December 16</p>
<p><strong>Time</strong>: 13:00 GMT</p>
<p><strong>Target audience</strong>: repository managers, librarians and research administrators.</p>
<p><strong>How to register</strong>: please register <a href="https://docs.google.com/forms/d/1Aqs8l3Xt1FbMLwiggtjzmnBsT8CvaWU2zYL2czULjkw/viewform" target="_blank">here</a>.</p>
<p><strong>How to participate</strong>: go to <a href="http://www.instantpresenter.com/eifl93" target="_blank">http://www.instantpresenter.com/eifl93</a> and enter this password: EIFL1612</p>
<p>All you will need is an internet-connected computer with sound (and maybe headphones if you are in a busy room).</p>
<p>To check if your computer will be able to access the session successfully, please go to: <a href="http://www.instantpresenter.com/systemtest" target="_blank">www.instantpresenter.com/systemtest</a></p>
<h2>About embedding repositories into institutional processes, systems and culture</h2>
<p>(Based on <a href="http://www.rsp.ac.uk/embeddingguide/" target="_blank">RSP’s practical guide to embedding research repositories into institutional processes, systems and culture</a><span></span><span></span>).</p>
<p>Three scenarios below illustrate the major features of different approaches to embedding repositories:</p>
<ul><li>Scenario 1: embedding a repository which acts as the core research publications database for an institution.</li></ul>
<ul><li>Scenario 2: embedding a repository within a research eco-system which includes a Current Research Information System (CRIS).</li></ul>
<ul><li>Scenario 3: Using the repository functions of a CRIS itself.</li></ul>
<p>While the key requirements for successful embedding in the culture 
and workflows of the research community in a university apply across all
 the scenarios, the challenges in terms of people, processes and 
technologies differ.</p>
<p>The main strategies likely to support embedding are those which imply
 improved access to the institution’s research outputs and links between
 research output, overall expertise and personal skills. This may mean 
(for example) a focus on the national research assessment exercise, 
increasing research income from outside the country, or perhaps a strong
 emphasis on the value of an embedded repository for engagement with 
businesses and the community in joint research projects. Institutional 
strategies may also indicate internal priorities (such as efficient use 
of ICT systems or reducing duplication of processes) that will support 
embedding.</p>
<p>There are the following benefits of an embedded repository:</p>
<ul><li>Improved visibility of the institution’s research outputs by increasing the range of channels that give access and are indexed;</li><li>Increased visibility may increase the institutions research income;</li><li>Increased opportunity for collaborative work with other institutions;</li><li>Increased opportunity for work with businesses and the community;</li><li>More effective organisation for submitting outputs for the national research assessment exercise;</li><li>A comprehensive, bibliographically managed database of research outputs;</li><li>A single managed workflow for making research outputs available in a variety of repositories;</li></ul>
<ul><li>Linking research projects and their outputs more efficiently;</li><li>Increasing the number of full text items in the repository.</li></ul>
<p>When the repository fulfills the function of a central publications 
database as well as the function of storing, preserving and facilitating
 access to full research outputs (or linking to them, if the object is 
in another open access repository) (Scenario 1), it is embedded in a 
number of ways:</p>
<ul><li>Because of its reporting and performance measurement functions it is
 connected more firmly both to researchers’ workflows and to research 
management and thereby to one of the central strategic missions of the 
university;</li><li>It is able to add value for researchers through the provision of 
publication information direct to their online profile pages as well as 
links to full-text;</li><li>It adds value to the research management and library functions 
through the provision of business intelligence about, for example, which
 journals a university’s researchers are publishing in, how that has 
changed and how it relates to the journals which are subscribed to;</li></ul>
<ul><li>As well as the motivation stemming from the reporting function, 
there is the motivation to see a current complete or selected 
bibliography online; this can also increase deposit of full-text in the 
context of maximising impact and citations;</li><li>It eliminates some duplication of effort because researchers or 
other staff do not have to add information both to a publications 
database and a repository.</li></ul>
<p>When the repository acts as the store for actual publications or 
other research outputs, while the CRIS acts as the master database for 
research management and publications information, interacting with other
 internal and external systems, such as those of research funders 
(Scenario 2), the CRIS provides rich contextual information for the 
research available in the linked repository. Workflows are configured to
 minimise duplication of entry and maximise the re-use of information. 
The repository focuses on making research discoverable and available 
through links to researchers’ profiles, and to other repositories.</p>
<p>Another good practice approach is when an institution implements a 
CRIS with integrated repository functions from the start or phases out 
its repository when the CRIS has been modified to perform all the 
necessary processes currently fulfilled by the repository (Scenario 3).</p>
<p>The main positive implication for the repository of being embedded is
 that it will capture a greater proportion of research outputs produced 
by its institution.</p>
<p>And most important benefits of embedded repositories for researchers include the following:</p>
<ul><li>Data is entered once, and can be re-used by many systems;</li><li>Exposure, citation and impact;</li><li>Dissemination of non-standard outputs or unusual media types;</li><li>Populating web profiles;</li><li>Appraisal, promotion, CVs;</li><li>Fulfilling funder requirements and institutional open access mandates.</li></ul>
<p style="margin-bottom:0in;line-height:100%"><br></p><br></div></div>
<br>_______________________________________________<br>
<a href="http://www.eifl.net" target="_blank">http://www.eifl.net</a><br>
<br>
eifloa mailing list - <a href="mailto:eifloa@lists.eifl.net">eifloa@lists.eifl.net</a><br>
<br>
Unsubscribe:<br>
<a href="http://www.eifl.net/mailman/options/eifloa/hilton.gibson%40gmail.com" target="_blank">http://www.eifl.net/mailman/options/eifloa/hilton.gibson%40gmail.com</a><br>
_______________________________________________<br></div><br></div>